Vantaggi

  • perfezionamento della metodologia di imballo
  • possibilità di visualizzare il contenuto di un collo
  • creazione di un legame univoco tra i colli e la spedizione di cui fanno parte
  • “certificazione” del contenuto del collo
  • posizionamento dell’articolo nell’imballo prestabilito
  • riduzione dei tempi di controllo in dogane, cantieri e clienti finali
  • effettivo controllo tra materiale spedito e materiale preparato dall’imballatore
  • facilità di consultazione della packing list in quanto la soluzione è visibile da ogni sistema operativo e sui diversi dispositivi come PC, tablet/iPad e Smartphone.

 

Packing List Photo 3D

Packing List Photo 3D  soluzione innovativa che permette di «codificare e fotografare» lo smontaggio di macchine e linee.

E’ infatti possibile:

  • selezionare parti di smontaggio direttamente dal modello 3D
  • creare gruppi da imballare in pallet/container fino a 5 livelli
  • gestire la spedizione di upgrade e optional di macchine tramite la generazione di etichette e bar code fittizi

questo strumento è di fondamentale importanza anche per agevolare i montatori in cantiere nel ritrovare le parti nei container.

 

Portale

  • PARTE PUBBLICA:
  • il cliente può visualizzare la packing list per lui creata dal fornitore inserendo nel portale web il numero della packing list. In questo modo il cliente può visionare tutti i dati e le fotografie delle parti contenute all’interno dell’imballo, in formato PDF, e verificare la corretta corrispondenza tra le parti richieste e le parti effettivamente contenute negli imballi. Una packing list ne può contenere al massimo altre due, per un totale di tre livelli.

  • PARTE PRIVATA:
  • in questa sezione il fornitore può gestire i dati da inserire nella packing list da mostrare al cliente e apportare tutte le modifiche necessarie.

 

Funzioni per l’operatore

  • Chiusura di una cassa (con la richiesta di selezionare il tipo di cassa da un archivio predefinito oppure di definire una cassa speciale solo per questa spedizione).
  • Sospensione della packing list: mette in attesa la packing list corrente per evaderne una più urgente.
  • Chiusura della packing list: funzione automaticamente proposta dopo aver riscontrato tutti cli elementi della lista.
  • Tasto “Updates”: installazione delle modifiche.

 

Funzionamento

Dalla lista di consegna, tramite un lettore barcode, si potrà associare ad ogni singolo articolo la sua immagine (fotografata in precedenza oppure al momento), così da visualizzare a video il contenuto di un collo, ossia la sua packing list, garantendo un effettivo controllo tra materiale spedito e quello preparato dall’imballatore, evitando ogni tipo di incongruenza tra il materiale richiesto e quello spedito.

Il riscontro del materiale viene fatto tramite una etichetta, leggendo il barcode stampato.

Nell’etichetta compare il numero di packing list, il codice articolo, la descrizione e la quantità da riscontrare. Nel codice a barre compare anche il numero di ordine e la riga.

Come prima cosa è necessario leggere il codice della cassa da etichette stampate dal portale. Queste etichette contengono diversi barcode, e leggendo il QR code è possibile collegarsi a un portale nel quale vengono rese accessibili tutte le informazioni. Si tratta di un portale web responsive, ossia compatibile con qualsiasi device (PC, smartphone e tablet), e quindi consultabile nelle modalità preferite dal cliente/dogana.

Il portale è accessibile a tutti semplicemente leggendo il QR code posto sull’imballo.

Le etichette delle casse sono associate in modo “tardivo” dall’operatore alla packing list nella fase di picking, così da tenere sempre pronte una serie di etichette già stampate, da battezzare poi all’occorrenza. I dati della cassa infatti (dimensioni, pesi, etc…) saranno dichiarati solo alla fine del processo di “chiusura” fisica della stessa.

Per poter chiudere la packing list è obbligatorio riscontrare tutta la quantità (in questo senso non sono concesse deroghe all’operatore, ma solo tramite le funzioni amministrative sul portale da parte di un responsabile).

Il terminale si pone sempre in lettura di barcode e, una volta letto, viene richiesta la foto da parte dell’operatore se questa non è già presente in archivio, oppure viene usata quella standard dell’ultima packing list.

Un operatore può avere una sola packing list in lavorazione, che viene proposta automaticamente, in caso contrario basta leggere il codice a barre della parte per prendere in carico la relativa packing list.

Una packing list può essere collocata in più casse, ma una cassa può contenere una sola packing list.

 

Obiettivo

Packing List Photo si pone l’obiettivo di fornire informazioni, il più chiare possibili, per identificare meglio la merce oggetto della spedizione.

A questo scopo risulta utile usare una packing list fotografica, la quale consente di gestire le informazioni richieste non solo attraverso i codici ma anche con l’ausilio di immagini, in modo da poter meglio identificare ogni singolo componente/prodotto.

Per giungere a questo risultato si possono utilizzare, come dati di partenza, quelli provenienti dal gestionale.

 

 

Perchè è importante una corretta compilazione?

La distinta dei colli è un documento di grande importanza soprattutto per quel che riguarda:

  • IMPLICAZIONI DOGANALI: in caso d’ispezione doganale (sia in caso di import che di export), la packing list è fondamentale per la verifica della merce.
  • IMPLICAZIONI ASSICURATIVE: la packing list è il documento di riferimento per la valutazione dell’entità del danno subito (soprattutto il numero dei colli e i loro pesi).

 

 

Come si compila?

La packing list dev’essere redatta su carta intestata dell’esportatore o comunque deve riportare tutti i suoi dati, ossia: la ragione sociale, l’indirizzo ed altre eventuali informazioni utili che si ritiene necessario indicare.

Nello specifico è opportuno esplicitare:

  • nome e indirizzo completo del destinatario
  • la data e il riferimento della fattura commerciale export a cui va allegato
  • la lista degli articoli oggetto della spedizione, con tutte le indicazioni su: quantità, peso netto e peso totale
  • per ogni pacco occorre indicare: lista, numero, dimensione, peso netto e peso totale
  • altre eventuali informazioni per meglio identificare l’aspetto esteriore di ogni collo (scatole, pallet, cartoni, etc.)
  • nome del corriere;
  • i termini di resa (ex works, DDU, CFR, etc.)
  • timbro e firma dell’esportatore.

 

Cos’è una packing list?

La packing list è la distinta delle parti contenute all’interno di un imballo, vale a dire un documento, non fiscale, in cui occorre compilare i dati che identificano l’aspetto esteriore dei colli.

Si utilizza solitamente nelle esportazioni, per i Paesi Extra-Unione Europea. La compilazione della packing list è obbligatoria e una volta compilata andrà allegata alle fatture.

Al suo interno possono essere riportate alcune indicazioni e dichiarazioni obbligatorie riguardo l’utilizzo di particolari imballi, come per i contenitori in legno che, per essere utilizzati, devono rispondere a precise caratteristiche ed essere conformi alle normative vigenti nei Paesi di destinazione.